JE VIENS D'EMBAUCHER MON PREMER EMPLOYE: QUE DOIS-JE FAIRE A LA CNPS ?

Vous venez d’embaucher votre premier salarié ? Félicitations. Mais ce premier recrutement entraîne également de nouvelles obligations pour votre entreprise.

Dès l’embauche du premier salarié, l’employeur doit s’immatriculer auprès de la CNPS, déclarer son salarié et procéder chaque mois à la déclaration ainsi qu’au paiement des cotisations sociales dues.

Une omission ou un retard dans l’accomplissement de ces formalités peut entraîner des pénalités, des redressements et des difficultés en cas de contrôle social.

Recruter un salarié ne se limite donc pas à signer un contrat de travail : c’est aussi l’entrée de l’entreprise dans le système de sécurité sociale.

Le cas

Aïcha a créé une SARL de communication à Douala en septembre 2026. Souhaitant développer rapidement son activité, elle engage un graphiste à temps plein, pour une durée indéterminée, moyennant un salaire mensuel. Il commence à travailler dans l’entreprise le 2 novembre 2026.

Pressée par le lancement de plusieurs projets, elle reporte certaines formalités administratives. Leur accord est uniquement verbal : aucun contrat de travail écrit n’a été signé. Aïcha considère que les démarches auprès de la CNPS peuvent attendre quelques mois, estimant que ces obligations concernent surtout les grandes entreprises disposant d’un effectif important.

Quelques semaines plus tard, lors d’un échange avec un conseiller, elle découvre que les règles applicables aux employeurs pourraient être différentes de ce qu’elle imaginait.

Question :
Aïcha était-elle tenue d’accomplir des formalités auprès de la CNPS dès l’embauche de ce premier salarié ? L’absence de contrat de travail écrit lui permet-elle de différer ses obligations de déclaration et de cotisation sociale ?

CORRECTION : Ce que la loi impose

Oui. Dès l’embauche de son premier salarié, Aïcha était tenue d’accomplir les formalités requises auprès de la CNPS. Son graphiste est lié à l’entreprise par un contrat de travail à durée indéterminée (CDI) conclu verbalement : ce contrat est parfaitement valable, car le Code du travail laisse les parties libres de la forme du contrat ; seul le contrat à durée déterminée de plus de trois mois doit obligatoirement être écrit. En matière de sécurité sociale, c’est l’existence d’une relation de travail effective qui déclenche les obligations de l’employeur, et non la signature d’un document écrit.

Dans sa situation, trois obligations successives s’imposaient :

1. Immatriculer son entreprise à la CNPS en qualité d’employeur, dès l’embauche de son premier salarié.
2. Faire immatriculer le salarié, au plus tard dans les huit jours suivant son recrutement.
3. Effectuer mensuellement les déclarations de salaires et le paiement des cotisations sociales dues à la CNPS.

Pour Aïcha, ces obligations ont pris effet dès le 2 novembre 2026, date d’entrée en fonction de son graphiste en CDI. Le délai de huit jours pour l’immatriculation du salarié a donc commencé à courir à compter de cette date, indépendamment de la signature d’un contrat de travail écrit. Il serait d’ailleurs prudent de formaliser ce CDI par écrit, pour fixer clairement le poste, le salaire et les conditions de travail.

Les erreurs que nous rencontrons le plus souvent

1. Attendre la signature d’un contrat de travail.
   L’obligation de déclaration naît dès l’embauche effective du salarié. L’absence de contrat écrit ne suspend ni l’immatriculation à la CNPS ni le paiement des cotisations sociales.
2. Mal calculer le délai d’immatriculation du salarié.
   Le délai de huit jours court à compter de la date d’embauche. Il ne commence ni à la fin du mois, ni à la date du premier salaire, ni à la date d’établissement du contrat.
3. Croire que l’immatriculation suffit.
   L’immatriculation n’est que la première étape. L’employeur doit ensuite transmettre régulièrement ses déclarations sociales et s’acquitter des cotisations correspondantes. Chaque mois de retard peut entraîner des pénalités et majorations.
4. Déposer un dossier incomplet.
   Une pièce manquante ou erronée peut retarder l’immatriculation de l’employeur ou du salarié et compliquer la mise en conformité de l’entreprise.

Attention

Attendre que l’activité se développe avant de régulariser sa situation sociale est une erreur fréquente et coûteuse. Un salarié non immatriculé peut se voir privé de ses droits aux prestations sociales et signaler la situation à la CNPS. L’employeur s’expose alors à un contrôle, à un rappel de cotisations et à l’application de majorations de retard.

En pratique, une régularisation tardive est presque toujours plus onéreuse qu’une déclaration effectuée dans les délais légaux.

Base légale

• Ordonnance n° 73-17 du 22 mai 1973 portant organisation de la prévoyance sociale, article 4 : toute personne qui emploie un travailleur est assujettie au régime de prévoyance sociale et doit être immatriculée à la CNPS.
• Décret n° 74-733 du 19 août 1974, article 5, alinéa 2 : la demande d’immatriculation du travailleur est établie par l’employeur dans un délai de huit jours à compter de l’embauche.
• Code du travail (loi n° 92/007 du 14 août 1992), articles 23 et 27 : le contrat de travail est passé librement et constaté dans les formes qu’il convient aux parties d’adopter ; le contrat à durée déterminée de plus de trois mois doit être constaté par écrit.

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